Evitar o Retrabalho

Alguns pontos são cruciais e muitas vezes relegados para um segundo plano, ou até ignorados, pelos pequenos empresários, no dia a dia e na gestão de seus empreendimentos.

Como, geralmente, o pequeno empreendedor tem, em sua empresa, uma organização enxuta, há naturalmente um acúmulo de funções e, portanto, uma necessidade executar várias tarefas simultaneamente, ou pseudo simultaneamente, e de estar sempre atento a vários aspectos do negócio.

Para tal, o planejamento, o controle do tempo e evitar o retrabalho são pontos fundamentais.

Em artigos anteriores já tinha tratado do tema planejamento e de controle do tempo, hoje, ao ler meus e-mails, RSS, etc,etc,etc….como todo o “profissional conectado” faz na primeira hora do dia de trabalho, deparei-me com um artigo interessante do Boris Drizin, sobre retrabalho.

Tomei a liberdade de o transcrever abaixo e no final estão as referências e fonte do artigo.

Boa leitura.

Evite Retrabalho Adotando uma Atitude e Prática Proativa

Ansiedade, precipitação, pressupostos falsos, má comunicação,  falta de pensar antecipadamente, falta de revisão e controle são, geralmente, as causas principais do retrabalho.  Para  eliminar este grande e frequente desperdiçador de tempo, esforços e energia,  precisamos cultivar e desenvolver  novas maneiras de pensar e de agir. Veja abaixo quinze dicas poderosas para evitar o retrabalho.

1. Antes de iniciar um trabalho, planeje-o. Isso diminuirá o tempo de sua execução e evitará erros e falhas. Pense em como fazer bem feito e entregá-lo sem erros já na primeira vez. Pense em como certificar- se de que o trabalho será de fato completado corretamente.

2. Lembre-se que o retrabalho (fazer duas ou mais vezes uma mesma tarefa devido a erros) é quase sempre causado por ansiedade, precipitação, pressupostos falsos,  má comunicação, falta de pensar antecipadamente sobre a melhor maneira de fazer a tarefa, e falta de revisão e controle.

3. Pressuponha sempre que problemas, erros e falhas de atuação e/ou comunicação são possíveis de acontecer e que poderão ocorrer.

4. Desenvolva uma atitude preventiva. Sempre espere que haja um erro, falha, esquecimento, atraso. Procure preveni-los antes que ocorram.

5. Mantenha um registro de problemas, erros e falhas mais comuns cometidos por você ou por terceiros envolvendo você, e aprenda com estes erros, lembrando-se deles e evitando-os no futuro.

6. Mantenha checklists (listas de verificação) para servir de memória e controle ao realizar tarefas que tenham itens para lembrar e/ou verificar.

7. Crie (e use) formulários padronizados para tarefas e comunicações que você faz regularmente. Ao preencher os campos destes formulários, você poderá lembrar-se de coisas que talvez sem estes formulários não se lembraria.

8. Procure fazer seus trabalhos e entregar suas tarefas antes do prazo final (deadline) estabelecido. Se o prazo final for dia 30, por exemplo, estabeleça a entrega (data-alvo) para alguns dias antes. Assim, além de você estar prevenindo a possibilidade de atrasos e/ou necessidade de correção do trabalho, você estará se prevenindo contra o stress de trabalhos feitos em cima da hora, que aumentam a probabilidade de erros e portanto de retrabalho.

9. Certifique-se de que tudo o que você está fazendo, está sendo feito corretamente. Por exemplo, ao enviar um e-mail, certifique-se de que o destinatário realmente o recebeu. Ao transcrever dados, certifique-se de que os mesmos foram copiados corretamente. Ao escrever o nome de alguém, tenha a certeza de que o mesmo foi anotado com a grafia correta.

10. Ao comunicar-se com uma pessoa, certifique-se de que a sua mensagem foi de fato compreendida e/ou anotada corretamente. Lembre-se de que nem sempre o que você diz é de fato o que os outros estão compreendendo. Peça para a outra pessoa repetir o que entendeu ou anotou da sua mensagem.

11. Ao receber informações de terceiros, certifique-se de que aquilo que a pessoa lhe passou foi mesmo o que você compreendeu e anotou. Repita a mensagem em voz alta.

12. Sempre parta da premissa de que aquilo que a pessoa lhe informa não é tudo o que a pessoa deve ou pode lhe informar nem é tudo o que você precisa saber. Verifique o que falta e pergunte sempre mais.

13. Sempre que você estiver anotando um recado para uma outra pessoa, coloque-se no lugar dela e procure fazer perguntas que possam ajudar na transmissão da informação (o que, quem, para que, como, onde, quando, por que…)

14. Fique atento às dúvidas, duplos sentidos, e lacunas que normalmente as mensagens trazem e procure esclarecê-las.

15. Lembre-se que a causa de retrabalho são erros. Portanto, planeje antecipadamente. Preveja e previna possíveis falhas, enganos e erros. Ao executar qualquer tarefa, revise, confira, teste, reveja, averigue, certifique-se. Retrabalho é um grande desperdício. Faça certo na primeira vez.

Questões para Reflexão  e Ação:

• Em que áreas ou atividades eu frequentemente tenho retrabalho?
• A quais pontos acima devo estar mais atento?
• Que medidas preventivas posso adotar para evitar o retrabalho?

Boris Drizin
Sócio-diretor da TIMING Desenvolvimento Empresarial
Administrador, Mestre e Doutor em Administração pela EAESP/FGV
http://www.timingconsultoria.com.br

FONTE: Este texto faz parte do workbook (Livro de exercícios e  leitura) que é distribuído no Curso da TIMING “Administração do Tempo, Produtividade Pessoal e Eficácia no Trabalho”.

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2 respostas para “Evitar o Retrabalho”

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